Informationen i detta avsnitt handlar om hur TSL behandlar Personuppgifter för dig som är anställd av TSL.

TSL behandlar Personuppgifter om dig som anställd. Behandlingen är en grundläggande förutsättning för din anställning och baseras på anställningsförhållandet. Som anställd hos TSL behandlar organisationen dina Personuppgifter med avtal som laglig grund. I vissa fall används samtycke som laglig grund för Behandling av dina Personuppgifter. Ett exempel på sådan Behandling är när vi behandlar Personuppgifter i de fall du som anställd exponeras på bilder eller filmer på TSL:s intranät, TSL:s sociala medier eller på TSL.se.

Syftet med TSL:s Behandling

Vi behandlar dina Personuppgifter för att:

• upprätta anställningsavtalet och eventuellt andra avtal under anställningen, inklusive uppgifter om frånvaro samt
• att beräkna och betala ut din lön och hantera övriga anställningsförmåner, som till exempel semester samt inbetalning av pensions- och försäkringspremier.

Vi kan även komma att behandla dina Personuppgifter för de fall du som anställd exponeras på bilder eller filmer på TSL:s intranät eller på TSL.se. Sådan Behandling sker på avtalsrättslig grund, eller med samtycke från dig.

Verksamhetsändamål

TSL kan även komma att Behandla:

• Personuppgifter som relaterar till drift, support och operation av datorsystem och annan teknisk infrastruktur, hantering av kommunikation och kommunikationssystem, administration av personalförmåner, resor och annan personaladministration samt
• arbetsrelaterade Personuppgifter på intranätet för verksamhetsändamål samt i syfte att underlätta och effektivisera medarbetarnas arbete. Anledningen är även att öka tillgängligheten av information internt inom TSL och för ett effektivt utnyttjande av intranätet.

Rättsliga och legala ändamål

Vidare Behandlas uppgifterna för att tillmötesgå rättsliga krav som bokföring och redovisning, för att uppfylla kollektivavtal och för att uppfylla förpliktelser mot Försäkringskassan och försäkringsgivare. Uppgifter kan också Behandlas för att fullgöra övriga skyldigheter eller utöva rättigheter inom arbetsrätten, eller för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras.

Information kan även samlas in och Behandlas för ändamål som anges i lag eller förordning eller för ytterligare ändamål i enlighet med dataskyddsregelverket.

Planering av verksamheten

Behandling av olika Personuppgifter kan behövas för att planera och genomföra TSLs verksamhet. Det handlar då om resurshantering, tidsplaneringen statistik, tillhandahållande av samordningstjänster, upprättande och underhåll av externa relationer samt för att underlätta planering och genomförande av utbildning och för att underlätta ledningsbeslut avseende dig.

Uppgifter kan även användas för intern rekrytering, utvärdering av arbetsprestationer och professionell utveckling, liksom för hantering av know-how, för rapportering och information till myndigheter samt annat som är nödvändigt för verksamheten inom TSL.

Säkerhet

Uppgifter Behandlas även i syfte att kunna upprätthålla hög säkerhet för TSL genom skalskydd, IT-säkerhetslösningar och liknande, som är nödvändigt för verksamheten inom TSL.

De Personuppgifter TSL behandlar

Information om dig

De vanligaste uppgifterna vi samlar in om dig är namn, personnummer och kontaktuppgifter som telefonnummer, adress och mejladress.

Andra uppgifter vi samlar in är:

• kontouppgift hos bank,
• position och arbetsbeskrivning,
• kompetens, erfarenhet och utvecklingsplan,
• användaridentitet,
• inspelning av röst samt foto (först efter särskilt samtycke),
• arbetstid, arbetad tid, frånvaro och anledning till denna,
• eventuella sjukintyg,
• lön, löneutbetalningar och övriga förmåner och
• övriga uppgifter som krävs för personaladministration.

Medlemskap i fackförening Behandlas i den mån du själv har uppgivit detta och då bara för tydliga syften, som att TSL ska kunna fullgöra sina skyldigheter eller utöva rättigheter inom arbetsrätten.

Arbetsrelaterade uppgifter

Andra uppgifter som TSL behandlar är arbetsrelaterade Personuppgifter, som deltagande i möten eller projekt samt arbetsuppgifter och dess genomförande. Den typen av information kan göras tillgängliga på TSL:s intranät.

TSL har även rätt att inhämta information som rör teknisk utrustning eller andra medel, till exempel genom loggning av telefonsamtal, övervakningssystem och temporärt eller permanent lagrad information från användande av datornätverk. Sådana uppgifter kan vara besökta IP-adresser, användaridentitet och lösenord för datorresurser samt mejladress.

Så hämtas Personuppgifterna

Uppgifter om dig som anställd kommer huvudsakligen och ursprungligen från dig själv. Men i vissa fall hämtas kompletterande uppgifter in från allmänna källor som myndigheter.

I andra fall kan uppgifter inkomma från samarbeten rörande pension, förmåner eller andra lösningar där TSL måste ta hjälp av andra organisationer. Dessutom kan uppgifter om dig komma in från leverantörer i samband med resor eller vid utförande av säkerhetsarbete.

Mottagare av Personuppgifter

Intern tillgång till uppgifterna

Dina Personuppgifter är till för intern användning, och är som huvudregel endast tillgängliga för anställda inom TSL. Även internt är tillgången till uppgifterna begränsad beroende på befattning och behörighet.

Som exempel har medarbetare på HR tillgång till uppgifter om personalen som övriga anställda inte har, som uppgifter om personalförmåner.

Huvudregeln är att endast den som har behov av uppgifterna har tillgång till dem.

Uppgifter till externa mottagare

Vissa uppgifter lämnas dock ut till utomstående då detta krävs för TSL:s verksamhet eller för att TSL ska kunna fullgöra förpliktelser som vilar på TSL enligt lag eller avtal.

De mottagare som kan bli aktuella för sådana nödvändiga uppgifter är myndigheter som Skatteverket och Försäkringskassan och organisationer som försäkringsgivare och pensionsinstitut, till exempel Alecta. Även resebyråer, transportföretag och hotell i samband med resor kan behöva ta del av uppgifter om dig.

I vissa fall kan det även vara nödvändigt att lämna ut vissa uppgifter till företag och organisationer som TSL samarbetar med för att fullgöra sina uppgifter. Begränsade uppgifter såsom kontaktuppgifter och position kan även komma att lämnas ut till allmänheten och potentiella kunder.

Dina Personuppgifter Behandlas som huvudregel inom EU eller EES. TSL använder endast Personuppgiftsbiträden som har ett tillförlitligt IT- och informationssäkerhetsarbete. För det fall vi eller våra Personuppgiftsbiträden behandlar Personuppgifter utanför EU/EES sker det på grundval av ett beslut om adekvat skyddsnivå eller överföring som omfattas av lämpliga skyddsåtgärder.

Bevarande av Personuppgifter

Uppgifter som lagras enligt lag

Vissa uppgifter om dig kommer att bevaras av TSL för att följa förpliktelser enligt lag att lagra information i viss tid. Exempel:

• uppgifter om din tidrapportering bevaras i två år från årsskiftet närmast efter senaste rapporteringstillfälle,
• löneuppgifter bevaras i upp till tio år i enlighet med bokföringslagen och preskriptionslagen och
• uppgiften att du varit anställd hos TSL och skälet till att din anställning upphört sparas av TSL tills vidare för att tillgodose företrädesrätt när detta gäller och för att tillgodose TSL:s berättigade intresse att känna till vem du är om du i övrigt ansöker om arbete igen.

Uppgifter i övrigt

Uppgifter bevaras i övrigt bara så länge det är nödvändigt för att göra uppföljningar eller kontroller och tas sedan bort.

Till exempel kommer Personuppgifter från medarbetarsamtal, testresultat, logguppgifter, in- och utpasseringsuppgifter att tas bort inom en kort period från det att din anställning har upphört.

Dina rättigheter

Enligt GDPR har du som Registrerad rätt att begära:

• att TSL raderar Personuppgifter om du anser att de inte borde Behandlas ("rätten att bli bortglömd"),
• att TSL rättar uppgifter som du anser är felaktiga ("rätten till rättelse"),
• att TSL begränsar sin Behandling av dina Personuppgifter till lagring, till exempel om du inte vill att de ska raderas ännu ("rätten till begränsning av Behandling"),
• att få mer information om Behandlingen och att få ut en kopia av de Personuppgifter som är under Behandling, i elektroniskt format eller papperskopia ("rätten till tillgång" och "rätten till dataportabilitet") samt
• rätt att invända mot TSL:s Behandling av dina Personuppgifter (”rätten att göra invändningar”). Dessa rättigheter är inte absoluta. De förutsätter bedömningar i det enskilda fallet och har begränsningar. Det slutliga beslutet i hur utövandet av dessa rättigheter kommer att tillämpas i det enskilda fallet, fattas av TSL:s ledning i samråd med TSL:s dataskyddsombud.

Som Registrerad (anställd som har lämnat Personuppgifter) har du alltid rätten att framföra klagomål till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, om du anser att TSL behandlar dina Personuppgifter fel enligt GDPR.

Till den del Behandling av dina Personuppgifter baseras på samtycke kan du när som helst återkalla det utan att det påverkar lagligheten av Behandlingen fram till dess att du återkallat samtycket.

Kontakt

Som Registrerad har du rätt att kontakta TSL:s dataskyddsombud för att utöva dina rättigheter, alternativt ställa frågor om informationen du fått.

E‑post: info@tsl.se

Postadress:

Trygghetsfonden
Box 190 81
104 32 Stockholm